W transporcie towarów objętych koniecznością monitorowania ważne jest właściwe rozplanowanie formalności jeszcze przed rozpoczęciem przewozu. W codziennej pracy nie za każdym razem największym kłopotem jest samo przygotowanie dokumentów. Na prawdę często więcej czasu zajmuje zebranie informacji od kilku osób, uwarunkowanie, która wersja danych jest aktualna, a także sprawdzenie, czy zmiany w planie transportu zostały uwzględnione we wszystkich potrzebnych miejscach.

Program do obsługi SENT może wspierać ten proces przez uporządkowanie informacji o przewozach i ułatwienie dostępu do danych związanych z poszczególnymi zgłoszeniami. Sposób wykorzystania takiego narzędzia zależy od organizacji pracy, liczby realizowanych transportów a także zakresu funkcji dostępnych w oprogramowaniu. Przy niewielkiej liczbie zgłoszeń znacząca może być przede wszystkim możliwość szybkiego odnalezienia dokumentacji. W większej skali dochodzą kolejne kwestie, tj. kontrola terminów, przekazywanie obowiązków między pracownikami i rozpoznawanie spraw, które wymagają dodatkowej sugestie. W obu przypadkach fundamentem pozostaje ustalenie, kto odpowiada za poszczególne czynności i w jaki sposób potwierdzana jest poprawność przekazywanych informacji.

Przygotowanie zgłoszenia wymaga uwzględnienia danych dotyczących towaru, uczestników przewozu oraz planowanego przebiegu transportu. Informacje te mogą pochodzić z dokumentów handlowych, ewidencji magazynowej i systemów stosowanych do planowania dostaw. Gdy dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek w oznaczeniach, ilościach albo numerach dokumentów. System do zgłoszeń SENT może akumulować potrzebne informacje w jednym środowisku, a zależnie od swoich funkcji także kontrolować kompletność wprowadzonych pól. Nie należy natomiast utożsamiać takiej testom z pełną oceną prawidłowości zgłoszenia. System może wskazać brak określonej wartości, niemniej jednak nie musi mieć świadomość tego, czy wpisana ilość odpowiada rzeczywistemu ładunkowi lub czy dane zostały pobrane z aktualnego dokumentu. Z tego powodu procedura przygotowania zgłoszenia powinna obejmować sprawdzenie informacji źródłowych. Istotne jest także określenie zasad postępowania w przypadku, gdy dokumenty zawierają rozbieżności. W praktyce całkiem dobrze wyjaśnić je przed przekazaniem zgłoszenia niż poprawiać dane na kolejnych etapach obsługi transportu. Odpowiedzialność za weryfikację powinna być jasno przypisana, w szczególności gdy dane przygotowuje jedna osoba, a przewóz organizuje inna.

Kolejnym obszarem jest automatyzacja zgłoszeń SENT, która może obejmować import danych z innych aplikacji, wykorzystywanie zapisanych uprzednio informacji a także przekazywanie wybranych danych między narzędziami informatycznymi. Takie rozwiązania wymagają jednakże implementacji sposobu zapisu informacji. Jeżeli już system magazynowy i narzędzie transportowe posługują się odmiennymi oznaczeniami lub strukturą pól, niezbędne może być przygotowanie odpowiednich reguł zamiany danych. Przed uruchomieniem automatycznych procesów warto sprawdzić je na różnorakich przykładach, w tym na zgłoszeniach zawierających braki, korekty i nietypowe wartości. Szczególnego podejścia wymagają zmiany wprowadzane już po rozpoczęciu przygotowania transportu. Nowy numer rejestracyjny pojazdu, inna ilość towaru czy przesunięcie terminu mogą wpływać na zakres wymaganych czynności. Automatyczne przeniesienie danych nie znaczy, że każda zmiana zostanie prawidłowo rozpoznana i obsłużona bez udziału pracownika. Dlatego powinno się ustalić, które działania mogą przebiegać bez dodatkowej akceptacji, a w których przypadkach niezbędna jest kontrola. Ważne jest również monitorowanie błędów zamiany danych, ponieważ problem występujący w jednym miejscu może powtarzać się w kolejnych zgłoszeniach, o ile nie zostanie wykryty i usunięty u źródła.

Na organizację obsługi SENT wpływoraz sposób przechowywania dokumentów i zarządzania dostępem do informacji. W przedsiębiorstwach, w których przy jednym przewozie pracuje kilka osób, znaczenie ma możliwość ustalenia, kto przygotował zgłoszenie, kto wprowadził zmianę i jaki jest aktualny stan sprawy. Historia działań ułatwia odtworzenie przebiegu obsługi, szczególnie gdy ukazują się pytania dotyczące wcześniejszych ustaleń. Warto w dodatku zwrócić uwagę na uprawnienia użytkowników, zasady archiwizacji a także procedury stosowane w razie awarii lub braku dostępu do oprogramowania. Pracownicy powinni mieć świadomość tego, gdzie poszukiwać aktualnych danych i jak postępować, gdy standardowa ścieżka obsługi przestaje być dostępna. Osobnym zagadnieniem jest aktualność wiedzy o wymaganiach prawnych, ponieważ zmiany przepisów mogą wpływać na obowiązki uczestników przewozu i sposób przekazywania informacji. Wręcz rozbudowane narzędzie informatyczne wymaga więc właściwej konfiguracji, regularnej testom a także dostosowania procedur do rzeczywistych warunków pracy. Przy ustalaniu zasad korzystania z systemu powinno się uwzględnić zarówno typowe przewozy, jak i sytuacje wymagające indywidualnej oceny, aby zakres automatyzacji odpowiadał obowiązującym wymaganiom i faktycznemu podziałowi odpowiedzialności.

Źródło: automatyzacja zgłoszeń SENT.